organiser un évènement en entreprise

Les 7 étapes à suivre pour organiser un évènement en entreprise !

Organiser un évènement d’entreprise, ce n’est pas uniquement préparer un budget, réserver une salle et envoyer des invitations ! Ce n’est pas si simple, car il y a de nombreuses variables à prendre en compte. Découvrez les 7 étapes à suivre pour organiser correctement votre événement de A à Z et anticiper les imprévus.

1. Définir les participants

La première étape pour organiser un évènement en entreprise est de définir qui va participer à votre événement. Le nombre de participants va conditionner beaucoup de choses (la réservation de salle, le format de l’événement, le transport…), il est donc important de savoir dès le début combien d’invités il y a aura, même si ce nombre reste approximatif au début. En plus du nombre de participants, le profil des participants est aussi important pour déterminer la nature de l’événement. Posez-vous les bonnes questions :

  • Qui sont les participants, des collaborateurs, des clients, des prospects, un mélange de tout ?
  • Est-ce que les participants se connaissent, font-ils partie du même service ?
  • Quelle est leur fonction dans l’entreprise ?
  • Quelle est la moyenne d’âge du groupe ?

2. Fixer des objectifs

En événementiel, que ce soit pour organiser un événement culturel ou un événement d’entreprise, il est indispensable de commencer par définir des objectifs avant même de commencer à préparer l’événement. Un événement d’entreprise peut répondre à plusieurs objectifs :

  • Faire du team building
  • Améliorer la motivation des collaborateurs
  • Réaliser un projet de groupe
  • Promouvoir votre entreprise
  • Promouvoir un nouveau produit
  • Rencontrer les clients ou les fidéliser

La thématique de l’événement dépendra de ces objectifs. Un événement avec les clients n’aura pas la même thématique qu’un événement de team building.

3. Fixer la date et la durée de l’événement

Une fois les objectifs fixés, vous pourrez déterminer une date approximative pour votre événement, ainsi qu’une durée (quelques heures, une demi-journée, une journée, un week-end…). Bien sûr, la durée comme la date doivent être flexibles car la réservation de la salle ou du lieu vous amènera peut-être à modifier légèrement ce que vous aviez initialement prévu. Dans l’idéal, prévoyez votre événement plusieurs mois à l’avance pour anticiper les imprévus : de cette manière, il y a peu de chances pour que la date fixée au début ait à changer au cours de la préparation de l’évènement.

La date de l’événement doit être choisie avec soin pour éviter les absences : par exemple, évitez les semaines où les collaborateurs sont susceptibles de poser leurs congés (congés de mai, vacances scolaires, mois de juillet et août…) ainsi que les jours peu propices comme le mercredi. Evitez également les dates où se déroulent de grands événements politiques ou sportifs, car vos collaborateurs risquent de se désister pour y assister.  

Vous pouvez utiliser un outil comme Doodle pour trouver de manière collective une date qui arrangera le maximum de collaborateurs.

De même, la durée de l’événement doit être fixée avec soin, pour que vous ayez le temps de dérouler le programme de l’événement, avec une petite marge pour les imprévus et les discussions. En fonction des opportunités de transports, d’activités ou de restauration, la durée va varier d’un événement à l’autre.

team building

4. Trouver un lieu et des partenaires

Espace de coworking, salle de réunion, restaurant, lieu insolite… Le choix du lieu va dépendre de plusieurs choses :

  • La nature de l’évènement (un séminaire d’entreprise ne se déroulera pas dans le même lieu qu’une rencontre avec les clients)
  • Le nombre de participants (un événement avec 50 personnes ne se déroulera pas dans le même lieu qu’un événement avec 100 personnes)

Si vous souhaitez travailler avec des partenaires ou des sponsors, c’est aussi le moment de s’en occuper. Votre événement sera alors presque prêt, et vous pourrez briefer les partenaires pour leur donner envie de travailler avec vous sur cet événement.

5. Mettre au point le contenu de l’événement

Si vous organisez un séminaire d’entreprise, il va falloir organiser et réserver les activités. Cela ne se fait pas au dernier moment ! Pour une réunion, une conférence ou une session de travail, il va falloir préparer le matériel et les supports écrits. Même un petit-déjeuner d’entreprise aura besoin d’être planifié puisque vous devrez choisir les prestataires et rédiger le contenu du point ou du discours que vous effectuerez pendant le petit-déjeuner. Il peut être intéressant de mettre en place un planning ou un emploi du temps, que vous distribuerez à vos collaborateurs (ou que vous inclurez à l’invitation) afin de leur donner une idée du déroulement de l’événement.

6. S’occuper des derniers préparatifs

Les participants ont reçu leur invitation, la date a été bloquée, le lieu a été réservé et les activités planifiées : c’est le moment de s’occuper des derniers préparatifs. Les derniers préparatifs incluent :

  • La sécurité de l’événement : le lieu doit respecter les normes de sécurité en vigueur (par exemple, un extincteur), et une personne peut être embauchée à la sécurité si l’événement se déroule en plein air et que vous êtes nombreux.
  • L’anticipation des imprévus : en événementiel, il y a toujours des imprévus. L’important est de savoir les anticiper ! Agissez avec optimisme et sachez vous adapter pour ne pas être pris au dépourvu.

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